Interna komunikacija – II. dio

Kao što je bilo navedeno u prijašnjem članku Interna komunikacija – I. dio, učinkovita organizacija sastavljena je od pojedinaca i timova, a svaki od njih doprinosi svojim specifičnim vještinama, znanjem, iskustvom i suradnji u ispunjavanju potreba svojih klijenata. Nakon što smo objasnili koje su prepreke učinkovitoj internoj komunikaciji, naveli smo i prva dva načina kako poboljšati internu komunikaciju: korištenjem čarobne formule asertivne komunikacije i korištenjem “ja-poruka”.

Daljnji koraci za poboljšanje interne komunikacije:

3. Korištenjem „Yes-set“ tehnike

„Yes-set“ tehnika se sastoji od postavljanja 3 pitanja/tvrdnje na koje sugovornik logično odgovara s „da”. To ga emocionalno umiruje, vraća povjerenje te čini prijemčivijim za daljnju komunikaciju, otvorenijim za konstruktivni razgovor. Široko je primjenjiva, a posebice u situacijama napete komunikacije, ili kad morate prenijeti i neke neželjene poruke ili spominjati neugodne teme.

4. Rušenjem „silosa“

 Jedan od glavnih razloga za lošu internu službu klijenata je da timovi i odjeli jednostavno nisu dovoljno jasni o tome što oni očekuju od drugih. Mentalitet „silosa“ označava situaciju u kojoj odjeli ne komuniciraju međusobno zbog neslaganja i/ili sukoba interesa.Unaprjeđivanje interne korisničke podrške zahtijeva puno više razumijevanja i ponašanja, koji idu u smjeru koji uzima u obzir što različiti odjeli očekuju i trebaju jedni od drugih.

5. Aktivnim slušanjem

 U većini slučajeva, dok osoba A govori osoba B sprema odgovor. Ukoliko ne razumijemo o čemu se priča (npr. tehnički žargon), osobama je neugodno pitati o čemu se radi, pa se prave da slušaju ili razmišljaju o nekoj potpuno drugoj stvari. Također, ljudi procjenjuju svoju korist u onome što sluša, pa u slučajevima gdje ju ne vidi, osoba prestaje slušati govornika. Poboljšanjem aktivnog slušanja smanjujemo šanse za šumovima u komunikaciji, a samim time rjeđe dolazimo do sukoba i nesporazuma.

Trening program: INTERNA KOMUNIKACIJA